Politika varstva osebnih podatkov Domplan, d.d.
Družba Domplan, d.d., opravlja storitve, ki vključujejo upravljanje večstanovanjskih stavb, posredovanje z nepremičninami, toplotno oskrbo objektov, izgradnjo plinovodnih omrežij, prostorskim načrtovanjem, projektiranjem, geodetskimi storitvami, gradnjo itd.
Kot upravljavec zbirk osebnih podatkov obdelujemo vaše osebne podatke v skladu s predpisi, zlasti v skladu z veljavnim zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov, Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), vsakokratnimi veljavnimi zakoni in drugimi predpisi, ki se uporabljajo na področjih, na katerih družba deluje, ter internimi akti družbe.
1. Podatki o upravljavcu osebnih podatkov in kontaktni podatki
Naslov: Domplan, družba za inženiring, nepremičnine, urbanizem in energetiko, d.d., Bleiweisova cesta 14, 4000 Kranj.
Elektronska pošta: domplan@domplan.si.
Telefonska številka: +386 4 20 68 700.
2. Kako zbiramo osebne podatke, katere osebne podatke obdelujemo, za kakšne namene in na kakšni podlagi
Domplan, d.d., zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:
- obdelava je potrebna za izpolnitev zakonskih obveznosti, ki veljajo za upravljavca;
- obdelava je potrebna za sklenitev in izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki;
- obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
- obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu;
posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; - obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.
Vaše osebne podatke pridobimo, v kolikor nas izberete za upravnika vaše večstanovanjske stavbe. V teh primerih obdelujemo osebne podatke za namene in v obsegu, kot ga določa Stanovanjski zakon (Ur. l. RS, št. 69/03 in nasl.; kratko: SZ-1).
Zakonski in pogodbeni nameni
Kadar je obdelava osebnih podatkov potrebna za izpolnjevanje zakonskih in pogodbenih obveznosti upravljavca podatkov, se osebni podatki obdelujejo brez privolitve. Soglasje za obdelavo osebnih podatkov ni potrebno, kadar je obdelava osebnih podatkov potrebna za namene izpolnjevanja pogodbenih obveznosti ali za izpolnitev vaših specifičnih zahtev v fazi pogajanj ali pred podpisom pogodbe.
Podatki se obdelujejo tudi za izpolnjevanje obveznosti in izvajanje storitev, ki izhajajo iz vsakokrat veljavnih navodil, pravil, sistemskih obratovalnih navodil, splošnih pogojev in drugih dokumentov upravljavca podatkov ter vsakokratnih veljavnih zakonov, podzakonskih aktov ter ostalih predpisov, ki urejajo področja oziroma dejavnosti, ki jih izvaja družba Domplan, d.d.
Podatke pridobivamo za:
- izdajo soglasja za priključitev na distribucijski sistem in sklenitev pogodbe o priključitvi, spremembo uporabnika, sklenitev pogodbe o dostopu, plačnika obveznosti. Navedene podatke pridobivamo na podlagi Energetskega zakona in v skladu s Sistemskimi obratovalnimi navodili za distribucijske sisteme zemeljskega plina za geografska območja Mestne občine Kranj, Občine Naklo in Občine Šenčur – 1., 2. in 4. območje; podatke pridobivamo tudi za sklenitev pogodb za upravljanje energetskih naprav v skupnih kotlovnicah oziroma toplotnih postaj v stanovanjskih in večstanovanjskih stavbah;
- sklepanje in izvajanje pogodb na področju upravljanja večstanovanjskih stavb, stanovanjskem in nepremičninskem področju, za izvajanje geodetskih storitev in drugih storitev na področju urbanizma in inženiringa, ki jih izvaja družba Domplan, d.d.
V okviru postopka za sklenitev pogodbe in za izvajanje sklenjenih pogodb, pridobljene podatke obdelujemo tudi za namene komuniciranja z vami ali vašimi pooblaščenimi osebami, obveščanjem o pomembnih dejstvih pred sklenitvijo pogodb ali v času izvajanja pogodb ter za reševanje morebitnih zahtevkov, reklamacij in pritožb.
Zbiramo in obdelujemo zlasti naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, datum rojstva ali EMŠO, davčna številka, naslov, kontaktni podatki itd.
Podatke pridobivamo neposredno od naših strank oziroma njegovih pooblaščencev. Nekatere podatke pridobivamo od javnih organov in iz javnih evidenc, zlasti kadar podatke potrebujemo za izterjavo. Podatke lahko pridobivamo tudi od tretjih oseb, kadar za to obstoji podlaga.
Kadar je obdelava potrebna zaradi zakonitih interesov
Osebne podatke pridobivamo in obdelujemo tudi na podlagi svojih zakonitih interesov, in sicer:
- za namene razreševanja pravnih sporov oziroma pravnih postopkov, za namene identificiranja kaznivih dejanj in preprečevanja ter uveljavljanja povrnitve nastale škode, zaradi zaščite ekonomskega interesa ter ugleda družbe;
- zaradi delovanja spletišča upravljavca, zmanjševanja tveganj vdorov na spletno stran upravljavca ter za izboljšavo spletnih strani (zbirajo se lahko: uporabljeni tipi brskalnikov in uporabljene različice, operacijski sistem, ki ga uporablja sistem za dostop, spletno mesto, iz katerega se dostopa do spletne strani, pod-domene in gnezdene spletne strani, datum in čas dostopa do spletne strani, naslov internetnega protokola ipd.). Za optimizacijo storitev se lahko uporabljajo piškotki, o uporabi katerih si lahko preberete na sledeči spletni strani:
www.domplan.si
Opravljanje nalog v javnem interesu
Kot upravljavec podatkov obdelujemo podatke tudi v okviru izvajanja gospodarske javne službe operaterja distribucijskega sistema zemeljskega plina za distribucijske sisteme zemeljskega plina na geografskih območjih Mestne občine Kranj, Občine Naklo in Občine Šenčur – 1., 2. in 4. območje.
Na podlagi privolitve
Podatke lahko obdelujemo tudi na podlagi vaše privolitve, ki ste nam jo dali za točno določene namene, kot so ohranjane stika s strankami, obveščanje stalnih strank o poteku oziroma izvajanju določene dejavnosti, ki je v teku, obveščanje o akcijskih ponudbah, obveščanje preko elektronske pošte, prilagajanje ponudbe kupcem, obveščanje o novostih in izboljšanju ponudbe in kakovosti naših storitev, obveščanje o ugodnostih, izvajanje statističnih obdelav in trženjskih raziskav ter neposrednega trženja. V teh primerih obdelava osebnih podatkov poteka v okviru s posameznikovo izjavo dopuščenega obsega osebnih podatkov, namena in dogovorjenosti kanalov obveščanja, vse do preklica.
Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.
Zaščita življenjskih interesov posameznika
Domplan, d.d., lahko obdeluje osebne podatke posameznika tudi v primerih, v kolikor bi bila obdelava potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.
3. Rok hrambe osebnih podatkov
Obdobje hrambe osebnih podatkov je odvisno od podlage in namena obdelave posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se hranijo le toliko časa, kolikor je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelav, če ne obstaja druga pravna podlaga ali če je to potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, se osebni podatki izbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo. Če se osebni podatki obdelujejo na podlagi privolitve, se lahko ti podatki v potrebnem obsegu obdelujejo, dokler je to potrebno za izpolnjevanje namena oziroma do preklica privolitve. Kadar zakon določa daljši rok oziroma določa, da se podatki hranijo trajno, upravitelj osebne podatke hrani v skladu z določbami zakonov.
4. Posredovanje osebnih podatkov
Kadar je potrebno na podlagi predpisov in z namenom izvajanja sklenjenih pogodb, osebne podatke posredujemo tretjim osebam. Podatke posredujemo osebam, ki za upravljavca izvajajo posamezne naloge obdelave, kot so na primer priprava in pošiljanje računov, vzdrževanje in razvoj omrežja in storitev, vključno s programsko opremo, kadar te naloge v potrebnem obsegu vključujejo obdelavo osebnih podatkov. Upravljavec lahko osebne podatke posreduje tudi osebam, ki za upravljavca opravljajo storitve prodaje in trženja in morebitnim drugim pogodbenim obdelovalcem, s katerimi kot upravljavec sklepamo pogodbe za zagotavljanje storitev, potrebnih za izvajanje pogodb.
5. Prenos osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo
Osebni podatki o posameznikih se ne prenašajo v tretje države (državne, ki niso članice Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora) ali mednarodne organizacije. V primeru, če bodo osebni podatki preneseni v tretje države, bomo poskrbeli za zagotovitev in uresničevanje ustreznih ukrepov za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov skladno z veljavnimi predpisi in uporabili mehanizme kot so zavezujoča poslovna pravila, standardne pogodbene klavzule idr.
6. Pravice posameznikov
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in uresničiti pravico do dostopa.
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ob upoštevanju namenom obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov.
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim (npr. kadar osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani).
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico do omejitve obdelave (npr. kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov).
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posredoval upravljavcu, v strukturirani, splošno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu, ne da bi ga upravljavec, ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviral, kadar obdelava temelji na privolitvi posameznika ali na podlagi pogodbe in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima opravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, kadar upravljavec obdeluje podatke zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva, ali kadar se podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja. V takem primeru lahko posameznik vloži pisni ugovor pri upravljavcu. Na vaš ugovor bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja oziroma najkasneje v enem mesecu od prejema vaše zahteve.
Posameznik lahko dane privolitve v obdelavo osebnih podatkov kadarkoli trajno ali začasno, delno ali v celoti prekliče.
Posameznik lahko vloži zahtevo za uveljavitev pravice posameznika ali za pridobitev dodatnih informacij na način, ki omogoča njegovo identifikacijo, in sicer s pisno zahtevo, poslano na naslov DOMPLAN, d.d., Bleiweisova cesta 14, 4000 Kranj (s pripisom »za OP«), ali z elektronsko zahtevo, oddano preko elektronske pošte na naslov domplan@domplan.si.
Kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahtevo predloži z elektronskimi sredstvi, se informacije, kadar je mogoče zagotovijo z elektronskimi sredstvi, razen če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne zahteva drugače.
Upravljavec posameznikom zagotavlja uresničevanje navedenih pravic brez nepotrebnega odlašanja in v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, pri čemer bo upravljavec o vsakem takem podaljšanju roka obvestil posameznika v enem mesecu po prejemu zahteve skupaj z razlogi za zamudo.
Upravljavec posreduje zahtevane podatke upravičenemu posamezniku brezplačno. Kadar so zahteve posameznika očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, lahko upravljavec zaračuna obravnavo take zahteve v skladu s svojim cenikom ali zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo.
Pristojni državni organ za obravnavo kršitev predpisov s področja varstva osebnih podatkov je Informacijski pooblaščenec RS, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana (elektronski naslov: gp.ip@ip-rs.si).
7. Sprememba politike varstva osebnih podatkov
Upravljavec lahko svojo Politiko varstva osebnih podatkov spreminja ali dopolnjuje. Spremembe politike varstva osebnih podatkov se objavijo na spletni strani družbe Domplan, d.d. in se v spremenjeni vsebini uporabljajo od dneva objave dalje.
Ta Politika varstva osebnih podatkov Domplan d.d. velja in se uporablja od oktobra 2024 dalje.
